Kilometerregistratie zakelijk gebruik privéauto: verplicht of niet?

Zakelijke kilometers met je privéauto zijn een onderwerp waar veel ondernemers vragen over hebben. Moet je echt elke kilometer bijhouden? Welke regels gelden voor 2025? En hoe zit het met de belastingvoordelen? In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het werkt en waarom het de moeite waard is om je ritten vast te leggen. We baseren ons op informatie van de Belastingdienst en de Rijksoverheid en vertalen de regels naar praktische tips voor zzp’ers en ondernemers.

Is kilometerregistratie verplicht?

De eerste vraag die veel mensen stellen: is het verplicht om een kilometerregistratie bij te houden als je je privéauto zakelijk gebruikt? Het korte antwoord is nee. Er bestaat geen wettelijke verplichting om een sluitende rittenregistratie te voeren voor een privéauto. Een registratie is niet zoals bij een auto van de zaak vereist om te bewijzen dat je minder dan 500 privékilometers rijdt; bij een privéauto betaal je namelijk geen bijtelling. Wat wél geldt: als je gebruik wilt maken van de fiscale voordelen, zoals de kilometervergoeding en de btw‑teruggave, moet je aantonen welke ritten zakelijk zijn. De Belastingdienst omschrijft dit als een verhouding tussen zakelijk en privé gebruik.

Waarom dan toch registreren? Heel eenvoudig: je laat geld liggen als je het niet doet. Je mag namelijk € 0,23 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken. Daarnaast kun je btw over het onderhoud en gebruik van de auto terugvragen, voor zover je de auto zakelijk gebruikt. Zonder bewijs loop je die voordelen mis. Het bijhouden van ritten is dus geen verplichting, maar wel een slimme keuze.

Wat is zakelijk gebruik van een privéauto?

Als zzp’er of ondernemer rijd je regelmatig naar klanten, leveranciers, trainingen of andere zakelijke afspraken. Al deze ritten vallen onder zakelijk gebruik. De Belastingdienst maakt in haar regels onderscheid tussen:

Zakelijke ritten: afspraken met klanten, leveranciers, vergaderingen, trainingen, zakelijke evenementen en andere ritten die direct met je werk te maken hebben.
Woon‑werkverkeer: de rit van huis naar je vaste werkplaats, zoals je kantoor of atelier. Voor de inkomstenbelasting wordt woon‑werkverkeer als zakelijk gezien. Voor de btw telt woon‑werkverkeer juist als privé. Juist daarom is het belangrijk om in je kilometeradministratie duidelijk vast te leggen welke ritten zakelijk zijn en welke woon-werk, zodat je beide correct kunt verwerken in je aangifte, daarover later meer.
Privéritten: boodschappen, vakanties, dagjes uit of andere persoonlijke ritten. Deze kilometers tellen niet mee voor de aftrekposten. Je hoeft deze niet te registreren.

Kilometervergoeding in 2025: 23 cent per kilometer

Als je met je eigen auto zakelijke kilometers rijdt, mag je in 2025 € 0,23 per kilometer aftrekken van je winst. Dit bedrag vergoedt alle kosten van de auto (brandstof, onderhoud, verzekering, afschrijving) – je mag geen afzonderlijke autokosten meer als zakelijke uitgaven boeken. Stel je rijdt 10.000 zakelijke kilometers per jaar, dan mag je 10.000 × € 0,23 = € 2.300 als kosten opvoeren. Dit bedrag verlaag je winst; als je in een hogere belastingschijf zit, is het netto voordeel aanzienlijk.

Deze kilometervergoeding geldt alleen voor ritten die je voor je bedrijf maakt; privéritten tellen niet mee. Woon‑werkverkeer valt voor de inkomstenbelasting onder zakelijk gebruik, dus ook die kilometers mag je meetellen.

Waarom je de kilometervergoeding wilt claimen

Veel ondernemers denken dat het bijhouden van een kilometerregistratie veel werk is en zien ervan af. Dat is zonde. Een goede registratie levert namelijk direct belastingvoordeel op. Zeker als je veel op de weg zit kan het bedrag oplopen tot enkele duizenden euro’s per jaar. Bovendien zorgt het voor overzicht in je administratie: je ziet precies hoeveel je per klant of project hebt gereden en kunt dat professioneel doorberekenen. In de praktijk merken wij dat ondernemers een grote drempel ervaren om te beginnen, maar dat het al snel routine wordt.

Btw terugvragen over autokosten

Naast de kilometervergoeding kun je als ondernemer btw terugvragen over de kosten van je auto. Dit geldt voor kosten zoals brandstof, onderhoud en reparaties, maar alleen voor het zakelijke deel. Hier speelt de verhouding tussen zakelijk en privé gebruik een grote rol.

Gebruik je MyMilez om je zakelijke ritten bij te houden? Dan heb je al een goed beeld van het zakelijke deel van je kilometers. Combineer dat met facturen van bijvoorbeeld je garage of tankbeurten, en je kunt eenvoudig aantonen welk percentage van je autokosten zakelijk is. Zo toon je je gebruik statistisch én praktisch aan — precies zoals de Belastingdienst het bedoelt.
Heb je helemaal geen administratie, dan kun je alsnog btw terugvragen. Je vraagt alle btw terug maar je moet aan het einde van het jaar een btw-correctie voor privégebruik toepassen. De Belastingdienst rekent dan standaard 1,5% van de catalogusprijs (inclusief bpm) als privégebruik. In de praktijk is dat bijna altijd onvoordelig – je betaalt vaak meer dan nodig.

Belangrijk om te weten: woon‑werkverkeer telt voor de btw als privégebruik. Deze kilometers mag je dus niet meetellen bij de berekening van het zakelijke aandeel. Voor de inkomstenbelasting mag woon‑werkverkeer juist wél worden meegenomen. Dit verschil is belangrijk voor je administratie zo voorkom je dat je per ongeluk te veel btw aftrekt.

Moet de kilometerregistratie sluitend zijn?

Voor een privéauto is een sluitende kilometerregistratie niet verplicht. De Belastingdienst stelt alleen dat je de zakelijke en privéritten van elkaar moet kunnen onderscheiden en dat je moet kunnen aantonen welk deel van het gebruik zakelijk is. Een sluitende kilometeradministratie waarbij je werkelijk elke rit, zakelijk of privé, tot op de meter nauwkeurig vastlegt is voornamelijk bedoeld voor ondernemers met een auto van de zaak die geen bijtelling willen betalen. In dat geval moet je bewijzen dat je minder dan 500 privékilometers rijdt.

Als je je auto tot je privévermogen rekent en hem ook zakelijk gebruikt, volstaat het om je zakelijke kilometers en woon‑werkritten te registreren. Je hoeft niet van elke privérit het begin- en eindpunt te noteren. Dat is een groot verschil met een zakelijke auto, waarbij privékilometers nadrukkelijk beperkt moeten worden om bijtelling te voorkomen.

Hoe bewijs je de verhouding zonder sluitende registratie?

De Belastingdienst geeft voorbeelden van gegevens waarmee je de verhouding tussen zakelijk en privégebruik kunt aantonen:

Aard van je onderneming: bijvoorbeeld een consultant die vaak naar klanten reist zal een hoog aandeel zakelijke kilometers hebben; een webdeveloper die voornamelijk thuis werkt juist weinig.
Zakelijke doeleinden van de auto: een rit naar een klant of leverancier is duidelijk zakelijk; vakantietrips en boodschappen zijn privé. Met facturen, afspraken in je agenda of projectdossiers kun je aantonen hoeveel ritten zakelijke doeleinden hebben.
Functie en werkzaamheden: iemand die accountmanager is zal meer zakelijke kilometers maken dan een administratief medewerker. Dit kun je onderbouwen met je functieomschrijving en werkzaamheden.
Wijze van privégebruik: gebruik je de auto ook privé en voor woon‑werkverkeer? Dan kun je dat apart aangeven. Let erop dat woon‑werkverkeer voor de btw als privé geldt.
Statistische gegevens: bijvoorbeeld een steekproef van een paar maanden waarin je alle ritten registreert en dit extrapoleert naar het hele jaar. Dit moet wel worden gecombineerd met andere gegevens.

Door deze gegevens te combineren kun je redelijk eenvoudig aantonen welk aandeel van je autokilometers zakelijk is. Hoe dichter je bij een sluitende registratie komt, hoe sterker je bewijs bij een controle. Maar een sluitende registratie is dus niet verplicht voor een privéauto.

Praktisch: hoe houd je je ritten bij?

Er zijn verschillende manieren om je zakelijke kilometers bij te houden. Hieronder bespreken we de meest voorkomende methoden, met hun voor- en nadelen.

Handmatige registratie: schrift of Excel

Veel ondernemers beginnen met een notitieboekje of een Excel‑bestand. Je noteert handmatig de datum, het vertrek- en aankomstadres, het doel van de rit en het aantal kilometers. Dit is eenvoudig en goedkoop, maar heeft een paar nadelen:

Tijdrovend: je moet elke rit direct noteren om geen informatie te vergeten. Achteraf kilometers reconstrueren leidt vaak tot fouten of ontbrekende gegevens.
Foutgevoelig: een typefout of verkeerde kilometerstand kan je administratie doen afwijken. Bovendien moet je aan het eind van het jaar alle ritten optellen en doorrekenen.
Geen integratie: rapportages voor je boekhouder of opdrachtgever maak je handmatig. Bij veel ritten kost dit veel tijd.

Digitale registratie: kilometerregistratie‑apps

Tegenwoordig zijn er verschillende apps die je ritten automatisch of semi‑automatisch registreren. Tools zoals MyMilez zijn specifiek ontwikkeld voor ondernemers die met hun privéauto zakelijk rijden. Ze bieden functies zoals:

Snel ritten invoeren: na je rit vul je het begin- en eindpunt in. MyMilez berekent automatisch de afstand.
Labelen op klant of project: handig als je ritten wilt doorbelasten of per project wilt rapporteren.
Automatische rapportages: exporteer je ritten naar PDF of Excel, per maand of per klant. Zo lever je eenvoudig bewijs aan bij je boekhouder of opdrachtgever.
Bewijslast: je hebt een centrale plek waar je ritten zijn opgeslagen, waardoor je bij een controle makkelijk kunt aantonen dat je ritten zakelijk waren.

Digitale registratie is vaak efficiënter en minder foutgevoelig dan handmatige methoden. Bovendien bespaar je tijd bij het verwerken van je administratie.

Goed bijhouden blijft belangrijk

Welke methode je ook gebruikt, consequent registreren blijft de sleutel. Hoe sneller je een rit noteert, hoe kleiner de kans dat je details vergeet. Sommige mensen doen dat meteen na elke rit, anderen liever aan het einde van de dag – allebei prima, zolang je het maar doet.

MyMilez helpt je daarbij. De app laat je eenvoudig zien op welke dagen er geen ritten zijn geregistreerd, zodat je snel kunt controleren of je iets bent vergeten. Zo houd je moeiteloos overzicht én blijft je kilometeradministratie betrouwbaar, zonder dat het extra tijd kost.

Veelgemaakte fouten en misverstanden

Het bijhouden van een kilometeradministratie lijkt eenvoudig, maar er gaan in de praktijk vaak dingen mis. Hieronder een aantal valkuilen:

Woon‑werkverkeer verkeerd inschatten. Voor de inkomstenbelasting is woon‑werkverkeer zakelijk, maar voor de btw privé. Dit verschil leidt soms tot fouten in de berekening van het zakelijke percentage.
Geen administratie bijhouden. Zonder enig bewijs kun je alsnog een deel van de btw terugvragen, maar je moet dan corrigeren met het vaste percentage. Dit pakt vaak nadelig uit.
Te weinig detail noteren. Noteer altijd de datum, het begin- en eindpunt, het aantal kilometers en het doel van de rit. Als je alleen totaalstanden opschrijft, kun je niet aantonen welke ritten zakelijk waren.
Privékilometers registreren als zakelijk. Ritten naar de supermarkt of familiebezoek horen niet thuis in je zakelijke administratie. Houd privé en zakelijk duidelijk gescheiden.
Facturen vergeten. Voor de btw‑aftrek moet je bonnetjes van brandstof en onderhoud bewaren. Zonder factuur is de btw niet aftrekbaar.

Samenvatting en conclusie

Een kilometeradministratie is niet verplicht als je je privéauto zakelijk gebruikt. Er is geen wet die je dwingt om elke kilometer vast te leggen. Toch is het bijhouden van je zakelijke en woon‑werkritten de moeite waard. Je mag in 2025 € 0,23 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken, en je kunt een deel van de btw op je autokosten terugvragen. Zonder administratie loop je deze voordelen mis, of moet je met een vast correctiepercentage werken dat meestal nadelig is. De Belastingdienst eist geen sluitende registratie voor privéauto’s; je hoeft alleen te kunnen aantonen welk deel van het gebruik zakelijk is. Dit kan met een complete rittenregistratie, maar ook met andere gegevens, zoals de aard van je bedrijf, je werkzaamheden en statistische gegevens. Woon‑werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting als zakelijk, maar voor de btw als privé. De eenvoudigste manier om je ritten bij te houden is met een digitale kilometerritten‑app. Daarmee voer je je ritten snel in, kun je per klant of project labelen en genereer je rapportages voor je boekhouder of werkgever. Wie liever handmatig werkt kan een schrift of Excel gebruiken, maar let op de foutgevoeligheid en de tijd die dit kost. Kortom: kilometerregistratie is niet verplicht, maar zonde om het niet te doen. Met een paar minuten per week heb je grip op je autokosten en profiteer je van fiscaal voordeel. Gebruik de methode die bij jou past en vergeet niet je bewijs zorgvuldig te bewaren – zo sta je sterk bij een eventuele belastingcontrole.

Kilometerregistratie zakelijk gebruik privéauto; verplicht of niet?