Privéauto voor de zaak gebruiken: voordelen en valkuilen

Je hebt al een auto. Je gebruikt ’m privé. En je rijdt er af en toe mee naar klanten, leveranciers of een klus. Dan is het logisch dat je denkt: kan ik mijn privéauto voor de zaak gebruiken? Ja, dat kan. Het is voor veel ondernemers de simpelste en goedkoopste oplossing. Maar het is niet zonder spelregels.

In dit artikel zetten we de voordelen op een rij, leggen we de fiscale regels uit en benoemen we de valkuilen waar ondernemers (en werknemers) vaak in lopen. Zo kun je een keuze maken die past bij jouw situatie en voorkom je gedoe achteraf.

Dit gaat over een auto die privé blijft. Je zet ’m dus niet op de balans en je behandelt ’m niet als “auto van de zaak”. Dat onderscheid is belangrijk, want het bepaalt hoeveel administratie je hebt en welke regels er gelden.

Waarom kiezen veel ondernemers hiervoor?

Kostenbesparing t.o.v. zakelijke auto

Een auto op de zaak klinkt aantrekkelijk, maar het is niet altijd voordelig. Zeker niet als je geen enorme zakelijke kilometrage hebt. Met een privéauto die je zakelijk gebruikt, zit je niet vast aan leasecontracten, bijtelling of hoge vaste lasten. Je betaalt gewoon je normale autokosten en declareert alleen de zakelijke kilometers.

Dat kan flink schelen. Rijd je bijvoorbeeld 8.000 zakelijke kilometers per jaar, dan is een private auto vaak veel goedkoper dan een zakelijke auto met bijtelling en alle vaste kosten. Je betaalt je auto toch al privé, dus de extra zakelijke ritten leveren vooral voordeel op.

Voorbeeld uit de praktijk: een adviseur die twee keer per week naar klanten rijdt, komt al snel rond de 8.000 tot 12.000 zakelijke kilometers per jaar uit. Dat is genoeg om belastingvoordeel te krijgen, maar vaak te weinig om een zakelijke auto financieel interessant te maken. Andersom geldt ook: rijd je elke week door het land en tik je 25.000 tot 35.000 zakelijke kilometers aan, dan wordt het verschil kleiner en kan een auto op de zaak juist aantrekkelijker zijn.

Kort gezegd:

• Geen leasecontract of aanschaf op de zaak
• Geen bijtelling
• Alleen voordeel op de ritten die je echt zakelijk rijdt

Eenvoudig te regelen

Privéauto voor de zaak gebruiken is vooral praktisch. Je hoeft je auto niet op de balans te zetten, geen ingewikkelde afschrijvingen te doen en je administratie blijft overzichtelijk. Het enige wat je nodig hebt is een goede registratie van je zakelijke ritten.

Ook als je net start als zzp’er is dit een logische eerste stap: laagdrempelig, weinig papierwerk en snel geregeld. Je kunt altijd later nog besluiten om je auto zakelijk te zetten als dat beter uitkomt.

Nog een voordeel: je hoeft niet te bewijzen dat je minder dan 500 privékilometers rijdt, want die regel geldt alleen voor een auto van de zaak. Met een privéauto is het andersom: je moet kunnen laten zien welke kilometers zakelijk zijn. Dat is een stuk simpeler, zolang je het maar bijhoudt.

Wat zijn de fiscale spelregels?

Kilometervergoeding en btw

Gebruik je je privéauto zakelijk als ondernemer? Dan mag je een vaste kilometervergoeding aftrekken van je winst. Dat bedrag is €0,23 per zakelijke kilometer (voor 2025 en 2026). Daarmee zijn alle autokosten gedekt: brandstof, onderhoud, verzekering, afschrijving. Je mag die kosten dus niet nog eens apart opvoeren.

Een simpel rekenvoorbeeld:

• 12.000 zakelijke kilometers per jaar
• 12.000 × €0,23 = €2.760 aftrek van je winst

Wat is dan “zakelijk”? Denk aan ritten naar klanten, leveranciers, trainingen en netwerkafspraken. Ook woon-werkverkeer mag voor de inkomstenbelasting meestal mee als zakelijk. Privéritjes zoals boodschappen of familiebezoek tellen uiteraard niet mee.

Voor werknemers is het anders. Je kunt je reiskosten niet zelf aftrekken, maar je werkgever mag wel een onbelaste kilometervergoeding betalen van €0,23 per kilometer. Alles daarboven is in principe belast. In de praktijk is dat vaak de norm die werkgevers gebruiken.

Daarnaast is er btw. Rijd je met je privéauto zakelijke ritten, dan mag je btw op onderhoud en gebruik aftrekken voor het zakelijke deel. Belangrijk om te weten: voor de btw telt woon-werkverkeer als privégebruik. Dat is een klassieke valkuil. Voor inkomstenbelasting mag woon-werkverkeer meestal wel mee als zakelijk, maar voor de btw niet. Zorg dus dat je die twee uit elkaar houdt in je administratie.

Een handige vuistregel: houd je zakelijke ritten en je woon-werkritten apart bij. Zo kun je voor de inkomstenbelasting alles bij elkaar optellen, en voor de btw het zakelijke deel eerlijk verdelen. Dat scheelt discussie en corrigeert je btw netjes.

Wil je alle regels en voorbeelden rustig nalezen? Bekijk ook het artikel Privéauto zakelijk gebruiken als zzp’er in 2025: regels & voordelen. Dat stuk gaat dieper in op de basisregels en rekenvoorbeelden.

Geen bijtelling zoals bij zakelijke auto

Bijtelling hoort bij een auto van de zaak. Gebruik je je privéauto voor de zaak, dan geldt er geen bijtelling. Dat is een groot voordeel, zeker als je de auto ook privé gebruikt.

Let op: dat voordeel komt niet uit het niets. Je kunt bij een privéauto ook géén afschrijving of aanschafkosten zakelijk opvoeren. Je werkt met de vaste kilometervergoeding en dat is het. Simpel, overzichtelijk en duidelijk.

Valkuilen van privéauto voor de zaak

Vergeetachtigheid in registratie

De grootste valkuil is simpel: je vergeet je ritten te registreren. En wat je niet registreert, kun je niet aftrekken. Dat betekent minder belastingvoordeel en een zwakker verhaal als de Belastingdienst vragen stelt.

Veel ondernemers beginnen enthousiast, maar laten na een paar weken de discipline verslappen. Dan ga je achteraf reconstrueren op basis van je agenda, mail of herinnering. Dat werkt even, maar is foutgevoelig en kost veel tijd. Precies het gedoe dat je wilde vermijden.

Een tweede valkuil: je ritten wel bijhouden, maar te summier. Alleen “Amsterdam – 34 km” zegt weinig. Noteer altijd het doel van de rit. Een korte omschrijving maakt het verschil tussen “dit is privé” en “dit is zakelijk”.

Discussies met de Belastingdienst/werkgever

Zonder goede administratie loop je het risico op discussies. De Belastingdienst kan vragen hoe je aan je zakelijke kilometers komt. Kun je dat niet aantonen? Dan kan je aftrek worden gecorrigeerd.

Ook richting je werkgever kan het misgaan. Als je kilometers declareert zonder duidelijke onderbouwing, kan dat leiden tot vertraging of afwijzing. Zeker bij grotere organisaties wordt er strenger gekeken naar rittenregistratie, juist om discussies te voorkomen.

En dan is er nog de btw. Als je in je administratie geen onderscheid maakt tussen zakelijk en woon-werk, loop je het risico dat je te veel btw terugvraagt. Dat kan leiden tot correcties en extra werk. Niet per se een ramp, maar wel zonde en onnodig.

Kortom: geen registratie = zwakke positie. En dat wil je niet.

Hoe beperk je de risico’s?

Sluitende rittenregistratie

Je hoeft voor een privéauto niet elk privéritje vast te leggen, maar je moet wél je zakelijke ritten goed kunnen onderbouwen. In de praktijk werkt een zo compleet mogelijke registratie het best. Denk aan:

• Datum van de rit
• Begin- en eindadres
• Aantal kilometers
• Doel van de rit

Werk je met btw-aftrek? Dan is het extra belangrijk om woon-werkverkeer apart te markeren. Voor de btw telt dat namelijk als privé. Een duidelijke administratie voorkomt dat je per ongeluk te veel btw terugvraagt.

Maak het jezelf makkelijk met een vaste routine:

• Voer ritten direct na je afspraak in
• Plan één vast moment per week om te checken of je iets bent vergeten
• Bewaar belangrijke bonnen of facturen digitaal, zodat je ze snel terugvindt bij je btw-aangifte

Dat klinkt als een paar extra stappen, maar het scheelt je juist tijd. Hoe beter je dit inbouwt, hoe minder je achteraf hoeft te puzzelen.

Meer tips over het bijhouden van je ritten vind je in Zakelijke kilometers bijhouden als zzp’er – complete uitleg en tips en Kilometerregistratie zakelijk gebruik privéauto: verplicht of niet?.

Gebruik maken van een app

De makkelijkste manier om je registratie sluitend te houden? Gebruik een app. Je voert je rit in, de afstand wordt automatisch berekend en je bent klaar. Dat scheelt frustratie en je vergeet minder snel iets.

MyMilez is daar speciaal voor gemaakt. Geen GPS-tracking, geen ingewikkeld gedoe. Gewoon snel je bestemming invullen en klaar. Je kunt ritten labelen per klant of project, en aan het eind van de maand exporteer je alles naar Excel of PDF voor je boekhouder of werkgever.

Het voordeel is simpel:

• Minder tijd kwijt
• Minder fouten
• Altijd een overzicht dat klopt

En misschien nog wel het belangrijkste: je houdt zelf de controle. Jij bepaalt wat zakelijk is, jij voert het in, en je data blijft van jou. Geen automatische tracking, geen privacygedoe.

Conclusie: slim alternatief of niet?

Voor veel ondernemers is een privéauto voor de zaak gebruiken een slim alternatief. Zeker als je geen zin hebt in bijtelling, geen hoge vaste lasten wilt, en gewoon snel je ritten wilt kunnen declareren. Met de vaste kilometervergoeding is je voordeel duidelijk en overzichtelijk.

De keuze is vooral afhankelijk van je situatie. Rijd je relatief weinig zakelijke kilometers, of wil je geen gedoe met een auto op de zaak? Dan is privé vaak de beste optie. Rijd je juist heel veel zakelijk en wil je alle autokosten zakelijk opvoeren? Dan kan een zakelijke auto op termijn aantrekkelijker zijn. In dat geval is het slim om dit even met je boekhouder te bespreken.

Welke keuze je ook maakt: zorg dat je rittenregistratie klopt. Dat voorkomt discussie, gedoe en gemiste voordelen. En daar wordt niemand vrolijk van.