Zakelijke kilometers bijhouden als zzp’er: zo doe je dat eenvoudig

Als zzp’er zit je vaak behoorlijk wat uren in de auto. Een rit naar een klant, een afspraak bij een leverancier of misschien een training elders in het land – allemaal zakelijke kilometers. En die kilometers kunnen je onderaan de streep flink wat voordeel opleveren, mits je ze goed bijhoudt.

Toch vinden veel zelfstandigen het registreren van ritten een gedoe. Excel-sheets die je achteraf moet invullen, kladblaadjes in de auto die kwijtraken of simpelweg vergeten om de kilometerstand te noteren… herkenbaar? Je bent niet de enige. In deze gids leggen we uit waarom je je zakelijke kilometers netjes moet bijhouden, wat er precies in een sluitende registratie hoort te staan en hoe je dit het slimst aanpakt – met tips, valkuilen en natuurlijk een moderne oplossing die het je een stuk makkelijker maakt.

Waarom is zakelijke kilometerregistratie belangrijk voor zzp’ers?

Een kilometerregistratie voelt voor veel ondernemers als een verplicht nummertje. Maar als je het goed doet, levert het je direct financieel voordeel op. Bovendien zorgt het voor overzicht en professionaliteit.

Belastingvoordeel: kilometervergoeding en aftrekbare kosten

Het grootste voordeel van zakelijke kilometers bijhouden? Fiscaal voordeel.

€0,23 per gereden kilometer aftrekken
Voor elke zakelijke kilometer die je met je privéauto rijdt, mag je in 2025 €0,23 als kosten opvoeren in je administratie. Maak je dus 10.000 zakelijke kilometers in een jaar, dan mag je €2.300 van je winst aftrekken. Hoe hoger je inkomstenbelasting, hoe groter het voordeel.
Hoe werkt dat in de praktijk?
Je houdt simpelweg per rit bij: datum, vertrekpunt, bestemming, aantal kilometers en het doel van de rit. Aan het eind van het jaar tel je alle zakelijke kilometers bij elkaar op en zet je het totaal in je boekhouding.
Btw terugvragen over zakelijke kilometers
Naast de 23 cent per kilometer mag je ook een deel van de btw op autokosten terugvragen. Denk aan brandstof, onderhoud en reparaties. Het percentage dat je mag terugvragen hangt af van het aandeel zakelijke kilometers. Stel dat je 60% van je kilometers zakelijk rijdt, dan mag je ook 60% van de btw op onderhoud en gebruik terugvragen.
Wanneer doe je dat?
Meestal verreken je dit bij de btw-aangifte in het laatste kwartaal van het jaar. Dan corrigeer je het privégebruik en vraag je het zakelijke deel terug.
Alleen zakelijke kilometers, niet woon-werk
Let op: ritten van huis naar je vaste werkplek tellen niet mee als zakelijk. Voor een zzp’er geldt: heb je een vaste kantoorruimte buiten de deur die je als werkadres opgeeft, dan zijn de ritten van huis naar dat kantoor doorgaans woon-werk. Ga je echter naar een klant of projectlocatie, dan telt dat wél als zakelijk.
Wat mag je allemaal terugvragen?
Brandstof, onderhoud en reparaties, kortom de meeste autokosten. Verzekeringspremie en motorrijtuigenbelasting mag je niet meetellen. Vergeet niet de bonnetjes te bewaren. De exacte regels kunnen veranderen, dus check altijd de Belastingdienst of je boekhouder voor de actuele stand van zaken.
Rekenvoorbeeld
Je rijdt jaarlijks 30.000 kilometer, waarvan uit jou administratie blijkt dat je 20.000 zakelijk rijdt. In je administratie voer je €4.600 (20.000 x € 0,23) op als kosten. Dit mag je van de winst aftrekken.

Stel je brandstofkosten waren € 5000,- (btw = € 1.050) en je onderhoud € 1.200,- (btw = € 252). Dan mag je in kwartaal 4 (1302 x 20.000 / 30.000 ) € 868,- btw terugvragen.

Klantgericht werken: zo maak je een professionele indruk

Naast de fiscus zijn er ook zakelijke redenen om je kilometers netjes bij te houden:

Doorberekenen aan klanten
Werk je op projectbasis en maak je kilometers voor een specifieke klant, dan kun je deze vaak declareren. Hoe netter en transparanter je dit doet, hoe professioneler je overkomt. Niemand vindt het prettig om een factuur te krijgen met een afgerond bedrag aan “reiskosten”.
Onderbouwing en vertrouwen
Als je je klant een overzicht kunt sturen van gemaakte kilometers met datum, bestemming en aantal kilometers, laat je zien dat je serieus en gestructureerd werkt. Dat versterkt het vertrouwen en voorkomt discussies.

Wat moet er in een zakelijke kilometerregistratie staan?

Een kilometeradministratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je consequent dezelfde gegevens bijhoudt. De Belastingdienst verwacht dat je registratie in ieder geval de volgende onderdelen bevat:

Datum, begin- en eindpunt

Elke rit noteer je met de datum en het vertrek- en aankomstadres.

Aantal kilometers en ritdoel

Noteer hoeveel kilometers je hebt gereden en wat het doel van de rit was (bijvoorbeeld: “klantbezoek Amsterdam” of “vergadering leverancier Arnhem”). Dit maakt het direct duidelijk of de rit zakelijk of privé was.

Moet ik privé-kilometers bijhouden?

Nee, dat hoeft niet. Alleen zakelijke kilometers is voldoende. De kilometeradministratie hoeft niet sluitend te zijn zolang de verhouding tussen privé en zakelijk gebruik aangetoond kan worden. Dit mag bijvoorbeeld ook op statistische wijze zolang de gegevens combineren met andere gegevens uit jou administratie.

Kilometerregistratie bijhouden: Excel, schrift of app?

Er zijn grofweg twee manieren: handmatig (schrift of Excel) of digitaal (met een rittenregistratie-app). Beide hebben voor- en nadelen.

Handmatig: schrift of Excel

Veel zzp’ers beginnen met een schriftje in de auto of een Excel-bestand.

Schrift
Handig om direct in de auto te noteren, maar totaal onpraktisch als je rapportages nodig hebt. Alles moet handmatig overgetypt en opgeteld worden. De kans op fouten is groot en een overzicht maken voor je boekhouder kost veel tijd.
Excel
Al een stapje beter: je kunt formules gebruiken en rapportjes maken. Maar: je gaat niet tijdens een klantbezoek in je auto je laptop openklappen om een Excel in te vullen. Daardoor schuif je het vaak voor je uit en moet je achteraf alles reconstrueren. Grote kans dat je ritten vergeet of onnauwkeurig invult.

Kortom: handmatig bijhouden werkt, maar is foutgevoelig en tijdrovend.

Digitaal: rittenregistratie-app (MyMilez)

Een moderne en vooral veelgebruikte oplossing is een rittenregistratie-app. MyMilez is daar een voorbeeld van, speciaal ontwikkeld voor zzp’ers en bedrijven die privéauto’s zakelijk gebruiken.

Voordelen:

Direct na je rit invoeren, ook op je telefoon.
Binnen enkele seconden geregeld.
Mogelijkheid om favoriete bestemmingen op te slaan – nog sneller registreren.
Overzichten per dag, maand of project.
Rapportages die je zo kunt exporteren voor je boekhouder of klant.
Controle of je alle dagen hebt ingevuld (handig als geheugensteuntje).

Waar je bij Excel achteraf uren kwijt bent, heb je met een app in een paar minuten per week alles rond.

Tips voor een foutloze administratie

Een kilometerregistratie hoeft geen hoofdpijn te zijn, zolang je een paar simpele gewoontes aanhoudt:

Voer je kilometers direct in.
Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je iets vergeet. Maak er een routine van om ritten meteen te registreren.
Gebruik je telefoon als hulpmiddel.
Met een app zoals MyMilez registreer je ritten direct na aankomst. Je hoeft nooit meer achteraf afstanden op te zoeken.
Controleer je overzicht regelmatig.
Loop één keer per maand door je rittenlijst. Ontbreekt er iets? Met MyMilez zie je het direct.
Splits zakelijk en privé.
Zorg dat je altijd duidelijk aangeeft of een rit zakelijk of woon-werk was. Dat voorkomt discussies met de Belastingdienst.
Koppel ritten aan projecten of klanten.
Zo houd je overzicht en kun je de juiste kilometers doorbelasten.

Conclusie: zakelijke kilometers foutloos bijhouden met MyMilez

Zakelijke kilometers bijhouden is als zzp’er geen keuze maar een must – zowel fiscaal als professioneel. Het levert je belastingvoordeel op, maakt je kosten inzichtelijk en voorkomt gedoe met klanten of de Belastingdienst.

Hoe je dat doet, is aan jou. Met een schrift of Excel kan het, maar de kans is groot dat je veel tijd kwijt bent of fouten maakt. Een slimme rittenregistratie-app zoals MyMilez neemt je dat werk uit handen. Binnen een paar seconden noteer je een rit, en met één druk op de knop heb je een compleet overzicht of een rapport voor je boekhouder.

Wil je als zzp’er minder tijd kwijt zijn aan administratie en toch profiteren van alle voordelen? Dan is digitaal bijhouden de logische stap. Zo blijft je kilometerregistratie niet alleen sluitend, maar ook overzichtelijk en betrouwbaar. En dat betekent: meer tijd voor je klanten, minder gedoe met je administratie en een maximale kans om je voordeel eruit te halen.

Zakelijke kilometers bijhouden als zzp’er – complete uitleg en tips